Política de tratamiento de datos Only Sinergy

Generalidades  


El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de FUNDACION 


ONLY SYNERGY, en su calidad de entidad sin ánimo de lucro y en cumplimiento de las 
disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.  En este se describen los 
mecanismos por medio de los cuales La Fundación garantiza un manejo adecuado de los datos  personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del 
derecho de Hábeas Data.   
  

Objetivo Generales  
Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se la dará a la misma a todos los participantes, proveedores, empleados y terceros de quienes FUNDACION ONLY SYNERGY ha obtenido legalmente la información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da  cumplimiento a lo previsto.    
  

Responsable  
FUNDACION ONLY SYNERGY es una persona jurídica sin ánimo de lucro, domiciliada en Bogotá, con 
Matricula Mercantil No. 00266294, con NIT 901.009.668-9, cuyos datos de contacto son los 
siguientes: Dirección: Carrera 9 No. 59 – 91 of. 202, Bogotá D.C., Colombia Teléfono: (1) 3127078 
Correo electrónico: info@onlysynergy.org.co  
 
 

Definiciones  
 
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el 
Tratamiento de datos personales.   
  
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.   
  
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas 
naturales determinadas o determinables o que pueda asociarse con una persona natural o 
jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.    
  
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos 
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a 
su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden 
estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines 
oficiales y sentencias judiciales.  
  
- Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar 
su discriminación.  
  
- Responsable o Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por 
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En 
este caso la Fundación.  
  
- Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.  
  
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como 
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.   
  
- Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente 
documento.  
  
- Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe 
sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.   
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la 
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.   
  
 
  
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso 
e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa 
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.   
  
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, 
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, 
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.   
  
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener 
del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin 
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.  
  
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan 
de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este 
sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las 
personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar 
disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el 
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los 
Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.   
  
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o 
Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y 
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su 
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.   
  
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos 
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la 
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende 
el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando 
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la 
misma.   
  
    

Contenido de las bases de datos  
 
En las bases de datos de FUNDACION ONLY SYNERGY se almacena información general como 
nombre completo, número de identificación, tipo de identificación y datos de contacto (correo 
electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la 
naturaleza de la base de datos, PUBLISCAPE S.A.S. puede tener datos específicos requeridos para 
el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas 
se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles 
requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar). En 
las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, 
en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.   
  
 

Tratamiento  
 
La información que consta en las bases de datos de La Fundación es sometida a distintas formas de 
tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, 
compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o 
total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, 
transmitida o transferida a entidades públicas, contratistas, únicamente con el fin de cumplir con 
las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o 
transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para 
salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo 
información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, 
independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información 
personal. En cumplimiento de deberes legales, FUNDACION ONLY SYNERGY podrá suministrar la 
información personal a entidades judiciales o administrativas. FUNDACION ONLY SYNERGY velará 
por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las 
exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre 
justificado en el interés superior de los menores.   
  
 
   

Finalidad  
 
La información personal que sea tratada por parte de FUNDACION ONLY SYNERGY será utilizada, 
sin perjuicio de las obligaciones legales o contractuales particulares, principalmente para las 
siguientes finalidades:  
  
3.1 La comunicación con los Titulares para efectos contractuales o informativos; el cumplimiento 
de deberes legales; el control y la preservación de la seguridad de la comunidad; la socialización de 
políticas, proyectos y programas; la realización de análisis estadísticos, sociales y financieros; y el 
cumplimiento de los fines misionales de La Fundación.  
  
3.2 Comunicación, control, tramitación, procesamiento, estadística, análisis y/o gestión de las 
actuaciones, informaciones y actividades relacionadas con la inscripción y control durante la vida 
del proceso en La Fundación.  
  
3.3 Promoción de los programas y procesos misionales de La Fundación a potenciales interesados 
en los mismos.  
  
3.4 Comunicación y gestión de las actuaciones, informaciones, actividades prestados por La 
Fundación a la comunidad.  
  
3.5 Protección, salvaguarda, cuidado y seguridad de los distintos sistemas de información que 
procesan datos personales.  
  
 
 
 
 

Derechos de los titulares  
 
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:   
  
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FUNDACION ONLY SYNERGY o 
a los encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, 
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente 
prohibido o no haya sido autorizado.   
  
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a FUNDACION ONLY SYNERGY, salvo cuando 
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en 
el artículo 10 de la presente ley.   
  
- Ser informado por FUNDACION ONLY SYNERGY o el encargado, previa solicitud, respecto 
del uso que les ha dado a sus datos personales.  
   
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo 
dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.   
 
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se 
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o 
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que 
FUNDACION ONLY SYNERGY o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la 
Constitución.   
  
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 
La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los 
electrónicos.   
 
 
 
 
  
 

Obligaciones de la Fundación Only Synergy  
 
 
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.  
   
• Solicitar y conservar, prueba de la respectiva autorización otorgada por el titular, o soporte 
tecnológico que permita identificar la autorización previa del titular.   
  
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten 
por virtud de la autorización otorgada.   
  
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su 
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
   
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, 
actualizada, comprobable y comprensible.   
  
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas 
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás 
medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.   
  
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.  
   
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento 
esté previamente autorizado.   
  
• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de 
la información del Titular.   
  
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.  
   
• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del 
Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.   
  
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.  
  
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de 
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.   
  
 
 
 
  
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y 
Comercio.   
  
   
  
La autorización  
  
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, FUNDACION ONLY SYNERGY 
requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte 
de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada 
caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en 
cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice 
su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad 
informática.   
  
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:  
  
● Quien es el responsable o encargado de recopilar la información  
● Datos recopilados  
● Finalidades del tratamiento  
● Procedimiento para el derecho de acceso, corrección, actualización o supresión de datos  
● Información sobre recolección de datos sensibles  
 
 
 

Procedimientos de presentación y respuesta de consultas  
 
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de FUNDACION ONLY 
SYNERGY, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los 
términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización 
o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información 
contenida en este documento.   
  
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha 
de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho 
término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en 
 
  
  
que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles 
siguientes al vencimiento del primer término.  
  
 
Procedimientos de presentación  
y respuesta de consultas quejas y reclamos  
 
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la 
información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente 
información:   
  
 Identificación del Titular   
 Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo   
 Dirección del titular   
 Documentación que se quiera presentar como prueba   
  
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a 
la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha 
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha 
desistido del reclamo.   
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien 
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al 
interesado.   
  
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga 
"reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha 
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.   
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del 
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho 
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su 
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento 
del primer término.   
  
 
 
 
 

Persona o área responsable  
 
Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo 
previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a: Olga Ramírez 
Calderón  
Entidad: FUNDACION ONLY SYNERGY  
Dependencia: Gerencia  
Dirección: Carrera 9 N° 59-91 oficina 202 Bogotá D.C., Colombia   
Correo electrónico: info@onlysynergy.org.co  
Teléfono: (1) 3127078  
  
  

Vigencia de la base de datos  
 
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de FUNDACION ONLY SYNERGY estarán 
vigentes a partir del día 5 de septiembre de 2018. FUNDACION ONLY SYNERGY se reserva el 
derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.   
  
Las bases de datos administradas por FUNDACION ONLY SYNERGY se mantendrán 
indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el 
cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos 
podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no 
contraríe una obligación legal de FUNDACION ONLY SYNERGY o una obligación contenida en un 
contrato entre FUNDACION ONLY SYNERGY y Titular.